Tietokoneähkyilyä

Stiina Hovi 

Tuntemani professori kertoi kerran, miten hän on ratkaissut kiireen ongelman.

Jokaisella työpaikalla liikkuu jatkuvasti valtava määrä paperia. Valtionhallinto, järjestöt ja isot yritykset ovat paikkoja, jotka elävät paperista. Sitä kutsuttiin ennen A4-saastaksi, koska Suomessa käytettävä konttoripaperikoko on merkitty koodilla A4.

Nykyisin myös pienyritykset ja jopa yksityiset kansalaiset joutuvat käymään läpi hirveät määrät paperia. Viljelijät täyttävät vuosittain satoja sivuja erilaisia selvityksiä ja tukihakemuksia. Jokainen hakemus menee jollekin virkamiehelle, joka lähettää sen eteenpäin toiselle virkamiehelle, joka sitten tekee ratkaisun ja lähettää kolmannelle, joka sitten ilmoittaa hakijalle, miten hakemuksen on käynyt.

Professorit yliopistoissa todennäköisesti saavat postia vielä enemmän kuin muut. Postia on sen verran paljon, että kaikkea ei millään ehdi käydä läpi.

Kertomuksemme proffa kertoi ratkaisseensa ongelman. Monet suuret keksinnöt ovat yksinkertaisia, niin tämäkin.

Kun kirje tai muistio tuli pöydälle, professori kertoi siirtävänsä sen pöydän kulmalle lepäämään. Pino pöydän kulmalla kasvoi kasvamistaan, mutta eihän se muita töitä häirinnyt.

Parin viikon kuluttua puolet muistioiden lähettäjistä otti yhteyttä ja kysyi, mitä asialle mahtoi kuulua. Professori kertoi sanovansa aina, että on juuri perehtymässä juttuun ja palaisi asiaan ensi tilassa.

Tässäkään vaiheessa professorimme ei kuitenkaan tehnyt mitään, vaan antoi pinon pöydällä kasvaa. Se kannatti, sillä vain puolet kerran soittaneista soitti toisen kerran ja kyseli asiastaan.

”Olen juuri saanut asian valmiiksi ja lähetän sen sinulle”, professori kertoi kysyjälle. Tässä vaiheessa hän sitten otti paperin esiin, luki sen ja teki päätöksensä.

Laiskottelu kannatti, sillä professorin työmäärä putosi neljännekseen. Se myös osoitti, että kolme neljäsosaa kaikista papereista oli turhia. Professorille jäi enemmän aikaa perehtyä todellisiin ongelmiin.

Aikoinaan laskettiin, että jos konttorissa on 500 ihmistä, ei tällainen organisaatio enää välttämättä kaipaa lainkaan ulkopuolisia kontakteja. Se pystyy työllistämään itsensä suunnittelemalla, budjetoimalla, seuraamalla budjetin toteutumista, benchmarkkaamalla, seuraamalla alan tiedotusvälineitä, pitämällä henkilöstön virkistäytymispäiviä, istumalla konsulttien seminaareissa, opettelemalla tietotekniikan uutuuksia ja lähettämällä sisäisiä tiedotteita.

Nykyisin tosin ei puhuta enää papereiden lähettämisestä. Muistiot ja kirjeet ovat muuttuneet sähköisiksi. On siirrytty paperittomaan konttoriin.

Itse asiassa paperittomaan konttoriin on siirrytty jo pari eri kertaa. Paperintekijät naureskelevat, että joka kerta kun paperiton konttori on keksitty, konttoripaperin kulutus on tuplaantunut.

Jokaisesta sähköisestä viestistä kun pitää ottaa varmuuden vuoksi kopio.

Tietotekniikka on keksitty, jotta eri asiat sujuisivat nopeammin ja tehokkaammin. Paljon tekniikka tietysti merkitseekin. Nykyisin on helppo lukea vaikkapa kiinalaista sanomalehteä verkossa. Jos ei osaa itse kiinaa, voi käyttää koneellista kääntäjää, joka kääntää tekstiä vähän sinne päin.

Myös monet muut asiat ovat helpottuneet. Yksi laitos, jolle pitäisi ojentaa ruusuja tietotekniikan oikeasta käyttämisestä, on Verohallitus. Ennen ei olisi tullut kuuloonkaan, että veronmaksaja itse voisi tulostaa itselleen verokortin ja vieläpä muuttaa sitä tilanteen muuttuessa. Ei, silloin piti jonottaa neljäkin tuntia pääsyä koppavan virkailijan puheille, joka sitten armollisesti raapusti jotakin kansalaisen verokirjaan ja pani leiman alle.

Tekniikka ei kuitenkaan ole ratkaissut kuin osan asioista. Se toinen osa on taas muuttunut entistä vaikeammiksi.

Lääkärit valittavat, että he eivät ehdi hoitaa potilaita riittävästi, kun aika menee räpläämiseen tietokoneen kanssa. Jokainen lääkäri laittaa potilastiedot tietenkin omalle tietokoneellensa, jossa ne pysyvät varmasti. Niistä ei kuitenkaan ole paljon hyötyä, jos potilas menee seuraavan kerran toiselle lääkärille. Tietokoneet eivät keskustele keskenään ja tietojen vaihtokin on kielletty.

Lääkärit eivät ole ainoa ihmisryhmä, joka tuskailee tekniikan kanssa. Itse asiassa jokaisen ihmisen työajasta menee enemmän ja enemmän aikaa siihen, että yrittää saada tietokoneensa toimimaan. Kaikki tämä aika on pois varsinaisesta työajasta.

Tehokkuuden lisäys tarkoittaakin kiireen lisääntymistä. Se merkitsee sitä, että työntekijöiden ajasta entistä enemmän menee rutiiniasioiden vatvomiseen. Kun kiire lisääntyy, työn tuloksellisuus vähenee, vaikka sen pitäisi kasvaa.

Tekniikka on ihmeellistä. Tietokoneähkystä eli kiireestä voi kuitenkin päästä helposti eroon.

Tietokoneen voi sammuttaa. Se tapahtuu painamalla start-nappulaa.

Tekniikka on loogista, eikö totta.