Asunnon paperinen osakekirja pitää mitätöidä, mutta uskaltaako sen lähettää postissa? On vain yksi tapa hoitaa asia täysin turvallisesti

Asunnon paperinen osakekirja on ollut monen tärkeimpiä asiakirjoja. Nyt se mitätöidään ja siirretään digitaaliseen muotoon. Kuva: Jarkko Sirkiä

Noin 2,5 miljoonaa suomalaisista on asunto-osakkeen omistajia. Useimmissa on yhä paperinen osakekirja, joka on nyt vaihtumassa Maanmittauslaitoksen (MML) sähköisiin tietokantoihin.

Vaan ei itsestään. Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen vaatii toimia jokaiselta asunto-osakkeen omistajalta ja aiheuttaa hieman kulujakin. Omakotiasukkaita laki ei siis koske.

Yksinkertaisuudessaan asia menee niin, että isännöitsijä tai vaikka taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja siirtää asunto-osakeyhtiöt eli ”taloyhtiöt” tämän vuoden aikana sähköiseen järjestelmään.

Siirtyminen on vain vuoden 2023 ajan maksutonta, mutta silti sen on tehnyt maamme noin 87 000 taloyhtiöstä arviolta vasta puolet. Ensi vuonna siitä joutuu velottamaan joitain satoja euroja.

Kun taloyhtiön edustaja on hoitanut siirron, se tiedottaa asiasta osakkaille.

Sen jälkeen osakas toimittaa alkuperäisen osakekirjansa MML:lle joko henkilökohtaisesti tai postissa. Mukaan täytyy liittää MML:n sivuilta löytyvä asiakirja, joka tulostetaan, täytetään ja allekirjoitetaan.

Tämä osakekirjan mitätöinti maksaa osakkaalle 63 euroa. Jos tahtoo säilyttää vanhan osakekirjan muistona, joutuu maksamaan 11 euroa lisää.

Moni on hoitanut jo asian, vaikka osakkailla on 10 vuotta aikaa. Vain asuntokaupan jälkeen uuden omistajan on siirrettävä osakekirja sähköiseksi kahden kuukauden kuluessa.

”Heinäkuussa Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelussa oli tuplasti enemmän asiakkaita kuin vuotta aiemmin”, sanoo huoneistojen omistuksen palveluista vastaava johtaja Janne Murtoniemi MML:stä.

Useimmilla henkilökohtainen käynti MML:n konttorilla on vaikeaa etäisyyksien vuoksi, mutta myös postitse asia onnistuu.

Osakekirjan lähettäminen arveluttaa monia, ja syystäkin. Kadonnut osake joudutaan kuolettamaan käräjäoikeudessa, mikä maksaa uuden osakkeen painattamiskulujen kera satoja euroja.

”En suosittele lähettämään osakekirjaa tavallisessa kirjeessä, vaan aina postivakuutetussa kirjeessä”, sanoo Murtoniemi.

Postivakuutettu kirje maksaa alkaen 30,60 euroa, ja silloin Posti lupaa korvata kadonneen sisällön vakuutusarvoon asti.

Mutta kuinka lähettäjä pystyy vakuuttamaan Postin siitä, että sisällä oli osakekirja?

Postin tuotepäällikkö Johanna Rouhe sanoo, että asiakkaan sana kyllä riittää. Vakuutetun kirjeen sisältöä ei tarvitse kertoa saatikka näyttää muille, mutta lähetettäessä on kerrottava, mistä summasta sisältö vakuutetaan.

Sisällön voi vakuuttaa korkeintaan 5 000 eurosta, mutta lähetyksen paino ratkaisee hinnan. Kevyt osakekirja liikkuu halvimmalla 30,60 euron taksalla riippumatta siitä, vakuuttaako sen 500:n tai jopa 5 000 euron arvosta.

Posti korvaa kuitenkin vain vahingon todellisen arvon, joten ylihinnoittelu on turhaa.

Usein asunnon osakekirja on pankissa lainan panttina. Silloin Murtoniemi kehottaa malttiin.

”Sanoisin, että älä tee mitään. Pankin voi valtuuttaa siirtämään osakekirjan sähköiseen järjestelmään mutta se maksaa.”

Danske ja Nordea velottavat siirrosta yli 300 euroa ja OP reilut 500 euroa.

Murtoniemi arvelee, että jossain vaiheessa pankeissa olevat osakekirjat siirretään suurissa erissä. Tällöin hintakin on varmasti edullisempi.

Mitään arvokasta ei kannata laittaa vakuuttamattomaan kirjeeseen. Kuva: Jarkko Sirkiä

Lakia alettiin valmistella jo Sipilän hallituksen aikana, ja se hyväksyttiin 2019.

Tarkoitus oli ”helpottaa ja nopeuttaa” – mutta ketä?

Murtoniemen mukaan hyöty tulee lähinnä asunnon myyntitilanteessa. Osakekirjojen kanssa puljaaminen loppuu, eikä niiden säilytystä tarvitse miettiä. Omistajan tiedot kun saadaan sähköisestä järjestelmästä.

Näin on jo toimittu vuoden 2019 jälkeen rakennetuissa asunto-osakeyhtiöissä.

”Lisäksi se helpottaa pankkien lainanantoa, sillä taloyhtiön hallinto- ja taloustiedot ovat tulevaisuudessa helpommin saatavilla.”

Soitto parille isännöitsijälle antaa viitteitä, että monet asiat myös hankaloituvat. Molemmat olivat yhtä mieltä, että uuden järjestelmän vuoksi osakkaiden tiedot eivät koskaan ole ajan tasalla.

Tämä hankaloittaa muun muassa vastikelappujen toimittamista oikeaan osoitteeseen. Syykin on melko yksinkertainen.

Yhtiössä on vakituisia asukkaita mutta myös sijoitusasunnon omistajia, joiden kotiosoitteet vaihtuvat. Ainakin osa isännöitsijöistä vaatii osakkaita hoitamaan osoitteenmuutoksen MML:n kautta.

Tällöin osoitteenmuutos vaatii PDF-lomakkeen tulostamista, allekirjoittamista ja lähettämistä kirjeessä MML:ään. Lomakkeella kysytään muun muassa taloyhtiön Y-tunnusta, jota harva osakas tietää tai osaa hakea.

Isännöinti siis saa osoitteet jos saa – ja joka tapauksessa mutkan kautta, kun aiemmin asia hoitui puhelinsoitolla tai sähköpostilla.

”Tavoitteena olisi, että isännöinti saisi osoitteenmuutoksen suoraan väestötietojärjestelmän tietojen pohjalta”, sanoo Murtoniemi.

Hän kuitenkin myöntää, että järjestelmä ei ole vielä valmis.